5 tegn på, at du har brug for et Uniform Management System

Læsetid: 4 minutter

Mange virksomheder administrerer stadig deres arbejdstøj på en måde, der engang virkede logisk, ved hjælp af Excel-regneark, papirformularer, filer i skabene og e-mails.

Når antallet af medarbejdere stiger, eller der kommer flere afdelinger til, vokser problemerne. Ordrer går tabt, returneringer bliver ofte glemt, og ingen ved rigtig, hvad der er på lager. Og resultatet? Spildt tid, øget frustration og unødvendige omkostninger.

Kan du genkende et eller flere af tegnene nedenfor? Så er det på tide at kaste et kritisk blik på, hvordan uniform management er organiseret i din organisation, og hvordan det kan forbedres.

Du bruger for meget tid på administrativt bureaukrati

En ny medarbejder starter i næste uge. Processen starter med en formular, som først går til HR, derefter til teamlederen og til sidst til leverandøren, som leverer tøj til den nye medarbejder. Og hvis noget skal ændres? Ja, så starter hele processen forfra.

Mange organisationer bruger timer på manuel behandling af ordrer, returneringer og justeringer hver dag. Alt går gennem forskellige kommunikationskanaler, og ofte er der kun én kollega, som ved alt. Hvad sker der, når den person ikke er der? Så stopper processen midlertidigt.

Når det administrative arbejde begynder at overskygge den faktiske udførelse, er det et klart tegn på, at du bør begynde at bruge et ensartet ledelsessystem.

Du har mistet overblikket over, hvem der ejer hvad

Forestil dig, at en medarbejder kommer til dig og spørger: "Hvilken størrelse bukser er det nu, jeg har fået?" Eller endnu værre, under en evaluering viser det sig, at der ikke er noget klart overblik over, hvilken medarbejder der har fået hvilket tøj.

I organisationer uden centraliseret tøjhåndtering bliver dette ofte til en søgning. Tøj bliver nogle gange distribueret flere gange, eller returvarer forbliver uåbnede i en kasse. Hvad resulterer det i? Fejl, diskussioner og manglende overblik.

Et uniformsstyringssystem er løsningen. Det giver dig mulighed for at holde styr på præcis, hvad der er blevet udleveret til hver enkelt medarbejder, hvad der er blevet returneret, og hvornår der kan bestilles nyt tøj.

Du har kun lidt kontrol over lagerbeholdningen

En teamleder ringer: "Vi er løbet tør for sikkerhedssko i størrelse 44." Men ifølge lagerbeholdningen burde der stadig være fem par på lager. Det viser sig, at de befinder sig et andet sted eller måske er blevet udleveret for længe siden, men aldrig registreret.

Uden realtidsindsigt i dine lagerbeholdninger er administration af arbejdstøj dybest set bare en gætteleg. Det fører ofte til to problemer, som både er ubelejlige og dyre:

1. Der er mangel, og medarbejderne står tomhændede tilbage
2. Hylderne er fyldt med størrelser, som ingen bruger

Hvis du har kontrol over din lagerbeholdning, kan du forudse i stedet for bare at reagere. Det sparer ikke kun penge, men også en masse frustration og værdifuld tid.

Du behandler ordrer manuelt .

Hver gang en ordre kommer ind, skal den indtastes manuelt i et ordresystem. Medarbejderne sender deres forespørgsler via e-mail, ofte med ufuldstændige oplysninger som f.eks: "Jeg tror, jeg er en størrelse medium." Så er det op til den ansvarlige at finde de rigtige varer og behandle ordren. Man kan kun håbe, at de rigtige varer og størrelser er blevet sendt ud.

Hele denne proces er sårbar over for fejl, forårsager forsinkelser og afhænger ofte af en håndfuld medarbejdere, som forstår systemet. Så snart arbejdsbyrden stiger, eller nogen er fraværende, opstår der unødvendige forsinkelser og fejl.

Bæredygtighed er et varmt emne. Returnering af tøj på grund af fejl eller ineffektiv håndtering resulterer i unødvendig transport af tøj, overskydende emballage og spild af materialer. Det har en negativ indvirkning på miljøet og er ikke i overensstemmelse med bæredygtigt iværksætteri. Ved at optimere processer og minimere fejl kan antallet af returneringer reduceres betydeligt, hvilket bidrager til lavere CO₂-udledning og mere effektiv brug af råmaterialer. En velorganiseret ensartet styring bidrager ikke kun til effektivitet, men også til en mere bæredygtig forretningsdrift. Når ordrer tager længere tid end nødvendigt eller ofte returneres på grund af fejl, er det et klart tegn på, at noget skal ændres.

Dine omkostninger stiger

Ved første øjekast kan uniformshåndtering virke som en simpel proces, men der er flere skjulte omkostninger. Tænk på situationer som dobbeltbestillinger, tøj, der kommer for sent, eller forkerte størrelser, der ikke kan returneres og forbliver ubrugte.

Derudover bør du også overveje medarbejdernes tid. Der er mange mennesker involveret i at placere, administrere og kontrollere ordrer. Alle disse timer løber op og kommer ofte på bekostning af vigtige opgaver. Hvis du ikke har et klart overblik over, hvor pengene går hen i tøjprocessen, så er det et tegn på, at processen skal optimeres.

Kan du genkende disse tegn?

Kan du genkende disse 5 tegn? Så er det tid til at overveje en mere struktureret tilgang. Med et ensartet ledelsessystem kan du optimere processen, få kontrol over omkostninger og lagerbeholdning og arbejde mere effektivt med færre fejl.

Ecmanage er et ensartet administrationssystem, der er specielt designet til at støtte organisationer. Du får indsigt i ordrer og lagerbeholdning i realtid. Alle medarbejdere kan få adgang til en onlineportal, og returneringer og ændringer håndteres automatisk.

Uanset om du har en eller flere lokationer, vokser Ecmanage nemt med dig. Er du nysgerrig på, hvad Ecmanage kan gøre for din organisation? Anmod om demo uden forpligtelse og opdag selv, hvor let uniformsstyring kan være.