Vernieuwde ERP orders aanbieden

Leestijd: 5 minuten

Wanneer een order niet goed doorkomt in het ERP-systeem, leidt dat vaak tot frustratie en vertraging. Veel van deze fouten zijn meestal eenvoudig zelf op te lossen, tenzij je weet waar je moet kijken. In deze blog leggen we uit waarom foutmeldingen ontstaan, hoe je ze herkent en welke tools Ecmanage biedt om het probleem zelf op te kunnen lossen.

Waarom foutmeldingen in het ERP-systeem ontstaan

Iedere klant van Ecmanage gebruikt een eigen ERP-systeem. De wijze waarop bestellingen worden behandeld, is dus afhankelijk van de informatie en instellingen binnen dat systeem. Het is vaak het geval dat een bestelling niet wordt geaccepteerd omdat er iets ontbreekt of verkeerd ingesteld staat.

Veelvoorkomende oorzaken van foutmeldingen zijn:

  • Het product bestaat niet in het ERP-systeem van de klant.
  • Er is geen debiteurcode gekoppeld aan de order.
  • Een veld in de koppeling is niet (juist) ingevuld.
  • De koppeling tussen Ecmanage en het ERP-system is tijdelijk verbroken.


Deze fouten komen dus meestal voort uit de eigen ERP-omgeving. De order komt vervolgens in een foutstatus terecht en wordt niet automatisch doorgezet. Gelukkig biedt Ecmanage zicht op deze fouten om ze zelf op te kunnen lossen.

Waar zie je of een order is mislukt?

In de leveranciersomgeving van Ecmanage zie je in één oogopslag welke orders goed zijn verwerkt en welke in error staan. Dit overzicht is cruciaal voor het snel herkennen van problemen.

Bij een foutmelding ontvang je een automatisch gegenereerde mail van ons, zo zie je wat de foutmelding is om het op te kunnen lossen.

Wanneer er een error bericht optreed, toont Ecmanage:

  • Het ordernummer
  • De status (bijv. ‘error’)
  • Een korte foutomschrijving

Op basis van deze informatie kun je gericht op zoek gaan naar de oorzaak. Vaak is direct zichtbaar welk veld ontbreekt of foutief is ingevuld.

Hieronder zie je waar je de pagina over de foutieve orders kunt vinden.

Systeem >> Beheer >> Koppelingen

Hier heb je een overzicht van je koppeling met daaronder de foutmeldingen.

Wat kun je zelf doen bij een foutmelding?

Als er een order in error optreedt, is het belangrijk eerst na te gaan wat de oorzaak is. Ecmanage biedt namelijk verschillende manieren waarop je als klant zelf de foutmelding kunt verhelpen. Wanneer de oorzaak van de fout duidelijk is en je deze hebt aangepast in je eigen ERP-systeem, zoals door een product toe te voegen of een ontbrekende debiteurcode in te vullen, kun je de bestelling opnieuw aan het systeem aanbieden. Dit is vaak de meest efficiënte en snelste oplossing.

Heb je de foutmelding opgelost in het ERP-systeem of in Ecmanage? Kun je de order opnieuw aanbieden met de retry knop.

Heb je de order handmatig al doorgezet, kun je de order hier verwijderen. Testmeldingen of foutieve order, kun je hier ook verwijderen.

Als je weet dat de foutmelding klopt, maar je wilt de order toch laten verwerken, dan kun je de order handmatig in je ERP verwerken of de foutmelding moet eerst worden opgelost zodat de order doorgezet kan worden.

Door gebruik te maken van deze mogelijkheden, houd je zelf de controle over de orderverwerking en voorkom je onnodige vertragingen en ben je onafhankelijk van de supportafdeling.

Herkenbare foutmeldingen uit de praktijk

Hieronder enkele foutmeldingen die vaak voorkomen en wat je ermee kunt doen:

  • Product niet gevonden
    • Oorzaak, het product staat (nog) niet in het ERP-systeem.
    • Oplossing, controleer of het artikelnummer correct is en voeg het product toe in het ERP. Daarna kun je de order opnieuw aanbieden.
  • Debiteurcode ontbreekt
    • Oorzaak, er is geen debiteurcode gekoppeld in de order.
    • Oplossing, controleer of de klantgegevens juist zijn en vul de debiteurcode aan in je ERP.
  • Ordergegevens onvolledig
    • Oorzaak, een verplicht veld ontbreekt in de orderdata.
    • Oplossing: check in Ecmanage welk veld ontbreekt en pas dit aan.
  •  

Deze situaties zijn herkenbaar voor veel klanten. Door ervaring weet je vaak al wat de oorzaak is zodra je de melding ziet.

Koppelingen, beheer en synchronisatie

Als klant heb je toegang tot een aantal beheerfuncties binnen Ecmanage. Denk aan het beheren van de koppeling met je ERP-systeem, het synchroniseren van data en het aanpassen van instellingen die relevant zijn voor orderverwerking.

Wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe productgroep toevoegt in je ERP, kun je via een handmatige synchronisatie zorgen dat Ecmanage dit herkent. Ook kun je bepaalde mapping-velden beheren, zodat de koppeling blijft werken zoals verwacht.

De 24 uur pauze knop wordt alleen gebruikt wanneer er onderhoud is van de koppeling of als er bijv. getest wordt.

Wanneer schakel je support in?

In de meeste gevallen kun je met bovenstaande tools en inzichten zelf aan de slag. Toch zijn er momenten waarop het verstandig is om contact op te nemen met support:

  • Als je de oorzaak van de fout niet kunt achterhalen.
  • Als je twijfelt of het probleem bij jou of bij Ecmanage ligt.
  • Als je vaker dezelfde foutmelding krijgt en een structurele oplossing zoekt.

 

Zelf aan de knoppen met meer grip op je orders

Foutmeldingen in het ERP-systeem zijn vervelend, maar met de juiste tools en inzichten zijn ze prima zelf op te lossen. Ecmanage helpt je om grip te houden op je orderverwerking, zonder onnodig oponthoud of afhankelijkheid van support.

Heb je vragen of wil je weten hoe dit werkt binnen jouw omgeving? Neem gerust contact op, we helpen je graag verder.

Geschreven door:

Thilakshiyan Rasalingam (Sales)


Datum: 18 juni 2025

Deel deze blog: