5 Signalen dat jouw organisatie toe is aan een Kleding Management System

Leestijd: 4 minuten

Veel bedrijven beheren hun bedrijfskleding nog op een manier die ooit logisch leek met Excel-sheets, papieren formulieren, mappen in de kast en een paar e-mails hier en daar maar dit blijkt nu vooral tijdrovend te zijn.

Wanneer het aantal medewerkers toeneemt of er meer vestigingen bijkomen, ontstaan er toch problemen. Bestellingen gaan verloren, retouren worden vaak vergeten en niemand weet echt wat de voorraad is. Het resultaat? Tijdverlies, frustratie en onnodige kosten.

Herken je één of meerdere van de signalen hieronder? Dan is het tijd om kritisch te kijken naar hoe kledingbeheer binnen jouw organisatie geregeld is en verbeterd kan worden.

Je bent te veel tijd kwijt aan administratieve rompslomp

Volgende week gaat er een nieuwe medewerker aan de slag. Er moet kleding besteld worden en het proces start met een formulier dat eerst naar HR gaat, daarna naar de teamleider en uiteindelijk naar de leverancier. En als er iets aangepast moet worden? Tja, dan begint het hele proces weer van voor af aan.

Veel organisaties besteden dagelijks uren aan het handmatig afhandelen van bestellingen, retouren en wijzigingen. Alles verloopt via verschillende communicatiekanalen en vaak is er maar één collega die alles weet. Wat gebeurt er als die persoon er niet is? Dan komt het proces stil te staan.

Wanneer het administratieve werk zwaarder begint te worden dan de daadwerkelijke uitvoering, is dat een duidelijk signaal om het proces van bestellen rondom bedrijfskleding te automatiseren!

Je hebt geen inzicht in wie wat in zijn bezit heeft

Stel je voor, een medewerker komt naar je toe met de vraag: “Welke maat broek had ik ook alweer?” Of nog vervelender, tijdens een evaluatie blijkt dat er geen duidelijk overzicht is van welke medewerker welke kleding heeft gekregen.

In organisaties zonder centraal kleding management is dit vaak een zoektocht. Kleding wordt soms meerdere keren uitgedeeld, of retouren blijven ongeopend in een doos liggen. Wat is het gevolg? Fouten, discussies en geen overzicht.

Een kledingmanagementsysteem biedt de oplossing. Hiermee kun je per medewerker precies bijhouden wat er is uitgegeven of teruggestuurd en wanneer er eventueel nieuwe kleding besteld kan worden.

Je hebt weinig grip op de voorraad

Een teamleider belt op: “We hebben geen veiligheidsschoenen meer in maat 44.” Maar volgens de voorraadstand zouden er nog vijf paar op voorraad moeten zijn. Het blijkt dat die op een andere locatie liggen of misschien al lang uitgegeven zijn, maar nooit zijn geregistreerd.

Zonder realtime inzicht in de voorraad is het beheer ervan eigenlijk gewoon een gok. Dit veroorzaakt twee lastige en kostbare problemen:

1. Er zijn tekorten, waardoor medewerkers misgrijpen
2. De planken zijn gevuld met maten die niet worden gedragen

Als je grip hebt op je voorraad, kun je anticiperen in plaats van alleen maar reageren. Dat bespaart niet alleen geld, maar ook veel frustratie en kostbare tijd.

Het handmatig verwerken van orders kost te veel tijd en is niet milieubewust

Elke keer dat er een bestelling binnenkomt, moet alles handmatig in een bestelsysteem ingevoerd worden. Medewerkers sturen hun verzoeken via e-mail, vaak met onvolledige informatie zoals: “ik denk dat ik maat M heb.” Vervolgens is het aan de verantwoordelijke om de juiste artikelen te vinden en de bestelling uit te geven. In de hoop dat de juiste artikelen en maten besteld zijn.

Dit hele proces is kwetsbaar voor fouten, loopt vertraging op en is vaak afhankelijk van een handvol medewerkers die het proces begrijpen. Zodra de werkdruk toeneemt of er iemand afwezig is, ontstaan er onnodige vertragingen en fouten.

Duurzaamheid is een actueel onderwerp. Het terugsturen van kleding vanwege fouten of inefficiënt beheer zorgt voor het onnodig transporteren van kleding, overtollige verpakkingen en verspilling van materialen. Dit heeft een negatieve impact op het milieu en staat slecht tegenover duurzaam ondernemen. Door processen te optimaliseren en fouten te minimaliseren, kan het aantal retourzendingen aanzienlijk worden verminderd, wat bijdraagt aan minder CO₂-uitstoot en een efficiënter gebruik van grondstoffen. Zo draagt goed georganiseerd kledingmanagement niet alleen bij aan efficiëntie, maar ook aan een duurzamere bedrijfsvoering.

De kosten stijgen onopgemerkt

Kledingbeheer lijkt op het eerste gezicht misschien een eenvoudig proces, maar in de werkelijkheid zijn er verschillende verborgen kosten. Denk aan situaties zoals dubbele bestellingen, kleding die te laat aankomt, of verkeerde maten die niet kunnen worden geretourneerd en vervolgens ongebruikt blijven liggen.

Daarnaast moet je ook de tijd van medewerkers in overweging nemen. Er zijn verschillende mensen die betrokken zijn bij het plaatsen, beheren en nakijken van bestellingen. Al die uren tellen op en gaan vaak ten koste van andere belangrijke taken. Als je geen helder overzicht hebt van waar het geld naartoe gaat binnen het kledingproces, dan is dat een signaal om het proces te optimaliseren.

Herken je een van deze signalen?

Dan is het tijd om na te denken over een meer gestructureerde aanpak. Met een kleding managementsysteem kun je het proces optimaliseren, grip krijgen op kosten en voorraad en efficiënter werken met minder fouten.

Ecmanage is het kleding managementsysteem dat speciaal is ontworpen om organisaties te ontlasten. Je ontvangt realtime inzicht in bestellingen en voorraad. Elke medewerker kan toegang krijgen tot een online portaal en retouren en mutaties worden automatisch afgehandeld.

Of je nu één of meerdere locaties hebt, Ecmanage groeit gemakkelijk met je mee. Ben je benieuwd wat Ecmanage voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag dan vrijblijvend een demo aan en ontdek zelf hoe eenvoudig kledingbeheer kan zijn. Vraag nu een demo aan en ontdek zelf hoe eenvoudig uniformbeheer kan zijn.