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De nombreuses entreprises gèrent encore leurs vêtements de travail d'une manière qui semblait autrefois logique, à l'aide de feuilles de calcul Excel, de formulaires papier, de dossiers dans les armoires et d'e-mails.
Lorsque le nombre d'employés augmente ou que des divisions s'ajoutent, les problèmes s'accumulent. Les commandes se perdent, les retours sont souvent oubliés et personne ne sait vraiment ce qu'il y a en stock. Résultat ? Une perte de temps, une augmentation de la frustration et des coûts inutiles.
Reconnaissez-vous un ou plusieurs des signes ci-dessous ? Il est alors temps de jeter un regard critique sur l'organisation de la gestion des uniformes au sein de votre organisation et sur les moyens de l'améliorer.
Un nouvel employé commence la semaine prochaine. Le processus commence par un formulaire qui est d'abord envoyé aux RH, puis au chef d'équipe, et enfin au fournisseur qui fournit les vêtements de votre nouveau collaborateur. Et si quelque chose doit être modifié ? Tout le processus recommence.
De nombreuses organisations passent chaque jour des heures à traiter manuellement les commandes, les retours et les ajustements. Tout passe par différents canaux de communication et il n'y a souvent qu'un seul collègue qui sait tout. Que se passe-t-il lorsque cette personne n'est pas là ? Le processus s'arrête temporairement.
Lorsque le travail administratif commence à prendre le pas sur l'exécution proprement dite, c'est un signe clair qu'il faut commencer à utiliser un système de gestion uniforme.
Imaginez qu'un employé vienne vous demander : "Quelle taille de pantalon ai-je encore reçue ?". Ou pire encore, lors d'une évaluation, il s'avère qu'il n'y a pas de vue d'ensemble claire de quel employé a reçu quel vêtement.
Dans les organisations qui ne disposent pas d'une gestion centralisée des vêtements, il s'agit souvent d'une recherche. Les vêtements sont parfois distribués plusieurs fois ou les retours restent non ouverts dans une boîte. Quel en est le résultat ? Des erreurs, des discussions et aucune vue d'ensemble.
Un système de gestion des uniformes est la solution. Il vous permet de savoir exactement ce qui a été donné à chaque employé, ce qui a été retourné et quand de nouveaux vêtements peuvent être commandés.
Un chef d'équipe appelle : "Nous n'avons plus de chaussures de sécurité de taille 44". Mais d'après les niveaux d'inventaire, il devrait y avoir encore cinq paires en stock. Il s'avère qu'elles se trouvent sur un autre site ou qu'elles ont été distribuées il y a longtemps mais jamais enregistrées.
Sans une vision en temps réel de vos niveaux de stock, la gestion des vêtements de travail se résume à un jeu de devinettes. Cela conduit souvent à deux problèmes qui sont à la fois gênants et coûteux :
Si vous avez le contrôle de vos stocks, vous pouvez anticiper au lieu de vous contenter de réagir. Cela permet d'économiser de l'argent, mais aussi beaucoup de frustration et un temps précieux.
Chaque fois qu'une commande arrive, elle doit être introduite manuellement dans un système de commande. Les employés envoient leurs demandes par courrier électronique, souvent avec des informations incomplètes, comme par exemple : "Je pense que je fais une taille moyenne" : "Je pense que je fais une taille moyenne". C'est ensuite à la personne responsable de trouver les bons articles et de traiter la commande. On ne peut qu'espérer que les bons articles et les bonnes tailles ont été envoyés.
Tout ce processus est vulnérable aux erreurs, entraîne des retards et dépend souvent d'une poignée d'employés qui comprennent le système. Dès que la charge de travail augmente ou qu'une personne est absente, des retards et des erreurs inutiles se produisent.
Le développement durable est un sujet d'actualité. Le retour de vêtements en raison d'erreurs ou d'une gestion inefficace entraîne un transport inutile de vêtements, un emballage excessif et un gaspillage de matériaux. Cela a un impact négatif sur l'environnement et n'est pas conforme à l'esprit d'entreprise durable. En optimisant les processus et en minimisant les erreurs, le nombre de retours peut être considérablement réduit, ce qui contribue à diminuer les émissions de CO₂ et à utiliser plus efficacement les matières premières. Une gestion uniforme et bien organisée ne contribue pas seulement à l'efficacité, mais aussi à des opérations commerciales plus durables. Lorsque les commandes prennent plus de temps que nécessaire ou sont fréquemment renvoyées en raison d'erreurs, il s'agit d'un signe clair que quelque chose doit changer.
À première vue, la gestion des uniformes peut sembler un processus simple, mais il y a plusieurs coûts cachés. Pensez à des situations telles que les commandes en double, les vêtements qui arrivent en retard ou les tailles incorrectes qui ne peuvent pas être retournées et restent inutilisées.
En outre, vous devez également tenir compte du temps des employés. Plusieurs personnes sont impliquées dans la passation, la gestion et le contrôle des commandes. Toutes ces heures s'additionnent et se font souvent au détriment de tâches importantes. Si vous n'avez pas une vue d'ensemble claire de l'utilisation de l'argent dans le processus de confection, c'est le signe que le processus doit être optimisé.
Reconnaissez-vous ces 5 signes ? Il est alors temps d'envisager une approche plus structurée. Avec un système de gestion uniforme, vous pouvez optimiser le processus, contrôler les coûts et les stocks, et travailler plus efficacement avec moins d'erreurs.
Ecmanage est le système de gestion des uniformes spécialement conçu pour soutenir les organisations. Vous bénéficiez d'un aperçu en temps réel des commandes et des stocks. Chaque employé peut accéder à un portail en ligne et les retours et changements sont gérés automatiquement.
Que vous ayez un ou plusieurs sites, Ecmanage évolue facilement avec vous. Vous êtes curieux de savoir ce qu'Ecmanage peut faire pour votre organisation ? Demander une démo sans engagement et découvrez par vous-même à quel point la gestion des uniformes peut être simple.
Thilakshiyan Rasalingam (Ventes)
Date : 19 septembre 2025
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