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Viele Unternehmen verwalten ihre Berufskleidung noch immer auf eine Art und Weise, die ihnen früher logisch erschien: mit Excel-Tabellen, Papierformularen, Akten in den Schränken und E-Mails.
Wenn die Zahl der Mitarbeiter steigt oder weitere Abteilungen hinzukommen, häufen sich die Probleme. Bestellungen gehen verloren, Retouren werden oft vergessen, und niemand weiß wirklich, was auf Lager ist. Das Ergebnis? Zeitverschwendung, steigende Frustration und unnötige Kosten.
Erkennen Sie eines oder mehrere der folgenden Anzeichen? Dann ist es an der Zeit, einen kritischen Blick darauf zu werfen, wie die einheitliche Verwaltung in Ihrer Organisation organisiert ist und wie sie verbessert werden kann.
Nächste Woche fängt ein neuer Mitarbeiter an. Der Prozess beginnt mit einem Formular, das zunächst an die Personalabteilung, dann an den Teamleiter und schließlich an den Lieferanten geht, der die Kleidung für Ihren neuen Mitarbeiter herstellt. Und wenn etwas geändert werden muss? Nun, dann beginnt der ganze Prozess von vorne.
Viele Unternehmen verbringen täglich Stunden mit der manuellen Bearbeitung von Bestellungen, Rücksendungen und Anpassungen. Alles läuft über verschiedene Kommunikationskanäle und oft gibt es nur einen Kollegen, der alles weiß. Was passiert, wenn diese Person nicht da ist? Dann kommt der Prozess vorübergehend zum Stillstand.
Wenn die Verwaltungsarbeit die eigentliche Ausführung zu überlagern beginnt, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass Sie ein einheitliches Verwaltungssystem einsetzen sollten.
Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter kommt zu Ihnen und fragt: "Welche Hosengröße habe ich noch mal bekommen?" Oder noch schlimmer: Bei einer Beurteilung stellt sich heraus, dass es keinen klaren Überblick darüber gibt, welcher Mitarbeiter welche Kleidung erhalten hat.
In Organisationen ohne zentrales Bekleidungsmanagement wird dies oft zu einer Suche. Kleidung wird manchmal mehrfach verteilt oder Retouren bleiben ungeöffnet in einem Karton liegen. Was ist die Folge? Irrtümer, Diskussionen und kein Überblick.
Ein Uniformverwaltungssystem ist die Lösung. Es ermöglicht Ihnen, genau zu verfolgen, was an jeden Mitarbeiter ausgegeben wurde, was zurückgegeben wurde und wann neue Kleidung bestellt werden kann.
Ein Teamleiter ruft an: "Wir haben keine Sicherheitsschuhe der Größe 44 mehr." Laut Inventarliste sollten aber noch fünf Paar auf Lager sein. Es stellt sich heraus, dass sie sich an einem anderen Ort befinden oder vielleicht schon vor langer Zeit ausgegeben, aber nie registriert wurden.
Ohne Echtzeiteinblick in Ihre Lagerbestände ist die Verwaltung von Arbeitskleidung im Grunde nur ein Ratespiel. Dies führt häufig zu zwei Problemen, die sowohl unangenehm als auch kostspielig sind:
Wenn Sie die Kontrolle über Ihren Bestand haben, können Sie vorausschauend handeln, anstatt nur zu reagieren. Das spart nicht nur Geld, sondern auch eine Menge Frust und wertvolle Zeit.
Jede eingehende Bestellung muss manuell in ein Bestellsystem eingegeben werden. Die Mitarbeiter senden ihre Anfragen per E-Mail, oft mit unvollständigen Angaben wie: "Ich glaube, ich habe Größe M". Dann ist es an der zuständigen Person, die richtigen Artikel zu finden und die Bestellung zu bearbeiten. Man kann nur hoffen, dass die richtigen Artikel und Größen verschickt wurden.
Dieser gesamte Prozess ist fehleranfällig, verursacht Verzögerungen und hängt oft von einer Handvoll Mitarbeiter ab, die das System verstehen. Sobald die Arbeitsbelastung zunimmt oder jemand abwesend ist, kommt es zu unnötigen Verzögerungen und Fehlern.
Nachhaltigkeit ist ein heißes Thema. Die Rückgabe von Kleidung aufgrund von Fehlern oder ineffizientem Management führt zu unnötigen Transporten von Kleidung, überflüssiger Verpackung und Materialverschwendung. Dies wirkt sich negativ auf die Umwelt aus und steht nicht im Einklang mit nachhaltigem Unternehmertum. Durch die Optimierung von Prozessen und die Minimierung von Fehlern kann die Zahl der Rücksendungen deutlich reduziert werden, was zu geringeren CO₂-Emissionen und einer effizienteren Nutzung von Rohstoffen beiträgt. Ein gut organisiertes, einheitliches Management trägt nicht nur zur Effizienz, sondern auch zu einem nachhaltigeren Geschäftsbetrieb bei. Wenn Bestellungen länger als nötig dauern oder häufig aufgrund von Fehlern zurückgegeben werden, ist dies ein klares Zeichen dafür, dass sich etwas ändern muss.
Auf den ersten Blick mag die Verwaltung von Uniformen ein einfacher Prozess sein, aber es gibt einige versteckte Kosten. Denken Sie an Situationen wie Doppelbestellungen, verspätet eintreffende Kleidung oder falsche Größen, die nicht zurückgegeben werden können und ungenutzt bleiben.
Darüber hinaus sollten Sie auch die Zeit der Mitarbeiter berücksichtigen. An der Vergabe, Verwaltung und Kontrolle von Aufträgen sind verschiedene Personen beteiligt. All diese Stunden summieren sich und gehen oft auf Kosten wichtiger Aufgaben. Wenn Sie keinen klaren Überblick darüber haben, wohin das Geld im Bekleidungsprozess fließt, dann ist das ein Zeichen dafür, dass der Prozess optimiert werden muss.
Kennen Sie diese 5 Anzeichen? Dann ist es an der Zeit, einen strukturierteren Ansatz in Betracht zu ziehen. Mit einem einheitlichen Verwaltungssystem können Sie den Prozess optimieren, Kosten und Bestände kontrollieren und effizienter und mit weniger Fehlern arbeiten.
Ecmanage ist das einheitliche Verwaltungssystem, das speziell zur Unterstützung von Unternehmen entwickelt wurde. Sie erhalten in Echtzeit Einblick in Bestellungen und Bestände. Jeder Mitarbeiter kann auf ein Online-Portal zugreifen und Rückgaben und Änderungen werden automatisch abgewickelt.
Egal ob Sie einen oder mehrere Standorte haben, Ecmanage wächst einfach mit Ihnen. Sind Sie neugierig, was Ecmanage für Ihr Unternehmen tun kann? Demo anfordern unverbindlich und entdecken Sie selbst, wie einfach Uniformmanagement sein kann.
Thilakshiyan Rasalingam (Vertrieb)
Datum: Sept 19, 2025
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